직장에 다니던 시절, 나는 정리를 매우 잘하는 사람으로 유명했다. 개인적 꿈을 펼치기 위해 마지막으로 근무를 하던 날. 직장 동료는 당시 퇴사하는 나의 모습을 이렇게 묘사했다. ‘마치 퇴근하듯 퇴사했다’라고. 그도 그럴 것이 사무실 청소 아주머니께서도 내 자리가 항상 깨끗하고 정리되어 있어서 ‘이 책상이 주인이 있는 자리인가, 빈 자리인가’를 궁금해 하셨다고 한다.

[윤선현의 비즈니스 정리력] ① 책상은 업무의 활주로

빈자리로 착각들 정도로 깨끗한 책상

책상 외에도 컴퓨터 파일, 이메일, 서류, 스케쥴 정리를 잘하여 사내에서는 ‘정리 전문가’로 통했고, 현재는 다른 사람의 정리를 도와주는 ‘국내 1호 정리 컨설턴트’가 되었다. 내가 하는 일은 바쁜 사람들을 대신하여 정리를 해 주거나, 정리를 잘 할 수 있는 시스템을 만들어 주고, 정리 방법을 알려주는 일이다. 기업에서 강의도 하고 있는데, 그때마다 나의 책상은 ‘퇴사자형’으로 소개되어 직장인들에게 큰 웃음을 주었다.

그동안 기업정리 컨설팅을 통해 다양한 유형의 책상을 만났다. 책장에 서류가 곧 쓰러질 것 같은 ‘일촉즉발형’, 문구를 많이 가지고 있는 ‘비품창고형’, 액자, 화분, 장식품 등 인테리어 소품이 많은 ‘인테리어형’도 있었고, 온갖 물건이 정신없이 늘어져 있는 ‘업무과시형’과 퇴근 후에도 퇴근을 했는지 알 수 없는 ‘24시간 근무형’도 있었다.

여러분의 책상은 어떤가. 위의 유형에 해당하지 않더라도 업무 공간이 비좁고, 물건 찾는데 시간이 걸리며, 정리해도 금방 어지러워진다면 나의 책상 정리 노하우를 따라해 보라. 따라 하기만 해도 책상은 ‘업무의 활주로’로 변신해 있을 것이다.

업무 효율을 쑥쑥 올려주는 책상 정리법 

(1) 휴지통을 가까이

분리수거용 종이류라는 스티커가 붙어있는 휴지통의 모습

자신도 모르는 사이에 책상에 쓰레기와 불필요한 서류들이 쌓인다면, 가까운 곳에 쓰레기통과 이면지함을 마련하자. 정리가 안 되는 가장 큰 원인은 미루는 습관에 있다. 버리기를 잘하는 것만으로도 정리된 상태는 잘 유지할 수 있고, 흐트러지더라도 금새 정리할 수 있다.

(2) 메모와 명함은 데이터로

'정OO님 010-xxx-xxxx' '7/30 AM 10:00 신사동 카페 XXX' 라고 적힌 메모

메모나 명함처럼 작은 종이는 잃어버리기 쉽고, 책상을 어지럽힌다. 그러나 이들은 중요 정보를 담고 있으므로 잃어버리거나, 잊어버린다면 당황스러운 일이 발생할 것이다. 그러므로 언제든 활용할 수 있는 데이터화 작업이 필요하다. 예를 들어, 연락처는 핸드폰 주소록에 저장하고, 일정이나 장소는 캘린더나 플래너에 표시해 두자. ‘두면 고물, 주면 보물’이라는 말처럼 메모와 명함도 ‘두면 종이, 쓰면 정보’가 된다.

(3) 물건에는 각자의 주소를

펜꽂이에 정돈된 펜과 잘 정리된 영수증

지정자리가 없는 물건은 책상 위에 너저분하게 있기 마련. 영수증, 펜, 메모지, 서류가 있어야 할 장소를 지정한다. 마땅한 자리가 없다면 시스템을 만들어야 한다. 영수증은 잃어버리지 않게 지퍼백에 담아주고, 펜은 넣고 빼기 쉽게 필통보다는 연필꽂이에, 서류는 책꽂이나 폴더에 넣어준다. 또 클립이나 집게 등 자잘한 문구는 서랍이나 작은 상자에 함께 넣어준다.

(4) 건강을 지키는 의자 높이

컴퓨터로 장시간 일하는 직장인의 경우 잘못된 자세는 목이나 허리 디스크를 유발할 수 있다. 우선 키보드에 손을 올려놨을 때 팔 아랫면이 공중에 뜨지 않고 테이블에 닿아야 하며, 팔 모양은 90도 직각이 되어야 한다. 혹시 팔걸이 때문에 책상과 가깝게 앉을 수 없다면 팔걸이를 제거하자. 또 엉덩이가 닿는 좌판과 종아리의 간격은 5cm 정도로 깊숙이 앉고, 발은 바닥에 평평하게 닿아야 된다. 만약 안 닿는다면 의자를 바꾸거나 발판을 두어야 한다.

(5) 피로를 덜어줄 컴퓨터의 위치

모니터 아래 책을 받쳐 놓은 모습

오랜 시간 컴퓨터를 사용하는 사람은 피로가 쉽게 쌓이고 생산성이 떨어질 수 있다. 모니터 높이는 시선 높이보다 약간 아래쪽에 위치할 때 눈과 목이 편안하다. 목을 아래로 구부려야 한다면 모니터 높이를 조절하거나, 두꺼운 책을 모니터에 받친다. 팔과 팔목이 일직선을 유지하도록 키보드의 각도를 조절한다. 서류나 책을 보면서 컴퓨터 작업을 해야 한다면 모니터에 부착할 수 있는 서류 클립이나 독서대를 활용하자. 문서와 모니터를 수평선 상에 놓아야 눈의 피로감을 덜 수 있다.

따라해 보자! 책상을 정리하는 6단계
1단계 : 쓰레기통을 준비하고, 온갖 잡동사니와 쓰레기들을 버린다.
2단계 : 빌린 물건은 주인에게 돌려주고, 불필요한 물건은 동료들과 나눠보자. 사용하지 않는 개인 물건은 오늘 당장 집으로 가져간다.
3단계 : 서류는 책꽂이에, 영수증이나 명함은 지퍼백에, 자주 쓰는 문구는 연필꽂이에, 클립이나 포스트잇 등은 서랍에 넣는다.
4단계 : 메모는 플래너나 핸드폰으로 정보를 옮기고 버린다.
5단계 : 책상을 깨끗하게 닦는다. 컴퓨터 모니터도 닦는다.
6단계 : 모니터와 의자의 높이를 조절한다.