정리를 못 하는 사람은 물건을 쓰지 않고 저장만 한다. 마치 고인 물같다. 들어오면 저장하고, 들어오면 저장하고를 반복한다. 반면, 정리를 잘하는 사람의 공간은 흐르는 물과 같아서 들어온 물건은 자연스럽게 나갈 수 있는 흐름을 만든다. 고인 물이 아닌 흐름을 만드는 것! 이것이 바로 공간정리의 핵심이다. 

[윤선현의 비즈니스 정리력] ③ 직장인의 깔끔한 서류정리 팁

유지가 쉬운 정리 3단계

Input > 정돈(수납) > Output

물건 정리, 공간 정리에서 정리의 의미는 잘 넣는 ‘수납’만이 아니다. 물건이 들어오고 나가는 전 과정이다. 물건이 들어오면 잘 사용할 수 있도록 정돈(수납)하고, 더 이상 필요가 없어지면 빼내는 것이다. 이 흐름이 잘 이루어지도록 하는 것이 정리라고 생각한다. 정리를 해도 금방 어지러워지고, 유지가 잘 안되는 사람이 있다면 물건을 잘 넣기만 한 것은 아닌지 생각해 봐야 한다.

오늘은 유지가 잘되는 정리 3단계를 염두에 두고 서류를 정리해 보자. 서류는 책상을 어지럽히고, 스트레스를 유발시키는 주범이다.

1단계. Input을 통제한다

정리 컨설팅 할 때 사람들이 잘 버리지 못하는 것 중 하나가 서류나 서적이다. ‘내가 필요한 정보가 있지는 않을까’, ‘읽어보면 도움 될텐데…’, ‘나중에 필요하지 않을까?’ 등등. 서류를 버리는 것을 마치 머릿속에 지식을 버리는 것으로 생각한다. 정보에 대한 욕심 때문이다. 그러나 서류 중에 85%는 다시 보지 않을 서류이며, 인터넷으로 찾을 수 있는 정보들이 많다.

서류를 정리하는 첫 번째 단계는 책상에 있는 서류를 다 꺼낸 뒤에 필요한 서류만 선택하는 것이다. 여기서 중요한 점은 책상에 꽂혀있는 상태에서 불필요한 서류를 골라내는 것이 아니라, 모두 꺼낸 뒤에 필요한 서류만 선택하는 것이다. 이렇게 하면 업무상 필요한 서류 외에 참고자료, 카탈로그, 워크북 등은 과감히 버릴 수 있게 된다.

깔끔하게 정리된 책상(왼쪽)과 그렇지 않은 책상의 모습(오른쪽)

2단계. 흐름을 만드는 수납을 한다

두 번째 단계는 바로 수납이다. 수납을 잘하면 찾기도 쉽고, 넣기도 쉽다. 간혹 갑자기 생긴 서류를 어디에 둬야 할지 몰라 책상에 아무렇게나 올려두게 되는데, 금방 다른 서류나 물건들이 책상 위에 쌓이기 쉽다. 또 수납을 잘 하면 좋은 점은 Input과 Output의 흐름을 만들 수 있다는 것이다.

(1) 분류한다

프로세스별(진행중, 처리완료, 보관할 것)로 분류한 뒤 다시 프로젝트별(A프로젝트, B프로젝트, C프로젝트)로 분류한다. 요즘은 서류 사용이 많이 줄어들었기 때문에 파일철까지는 할 필요가 없고, 더블클립으로 가운데를 집어주면 공간 차지도 하지 않고 원하는 서류를 빠르게 찾을 수 있다.

(2) 3단 책꽂이에 분류한다

회사에서 많이 사용하는 3단 책꽂이를 활용한다. 나는 주로 아랫 부분이 막혀 있는 것을 활용하는데 각 칸마다 차례로 ‘처리완료’ ‘진행중’ ‘임시보관’ 라벨링 되어있다. 서류의 주소인 셈이다.

진행중 – 진행 중인 업무에 필요한 서류와 자료
처리완료– 처리했으나 자주 참고해야 하는 서류 및 자료 (보존 서류는 파일철 하여 서랍의 가장 아랫칸에 세로 수납한다)
● 임시보관 – 당장 필요치 않지만 앞으로 참고가 될 듯해 보존하고자 하는 서류와 자료 (일정 기한이 지나면 버릴 것)

3단 책꽂이 프로세스. 진행중, 처리완료, 임시보관으로 구분된다.

이렇게 구분하면 자연스럽게 ‘진행중’에서 ‘처리완료’나 ‘임시보관’으로 옮겨가고 일정 기한이 지나면 자연스럽게 빠지게 된다.

(3) 즉시 처리할 서류 공간 마련

서류로 처리해야 할 것이 많은 직장인의 경우에만 활용한다. 아래 그림처럼 책상을 여섯 등분하고, 1번 칸에 서류받침을 두고 즉시 처리해야 할 서류들을 보관한다. 처리해야 할 서류 종류가 많다면 분류할 수 있도록 서랍이나 적층식 서류 받침을 사용하면 된다.

(좌측 상단부터 시계방향으로) 1. 처리해야 할 서류, 3. 컴퓨터, 4. 3단 책꽂이, 2. 제출할 서류, 4. 작업대, 6. 자료를 펼쳐둘 곳

1번에서 처리해야 할 서류를 꺼내어 작업한 다음에는 2번으로 옮긴 후 제출되거나, 3단 책꽂이로 이동될 수 있다.

직장인을 위한 깔끔한 서류정리 프로세스. 처리해야 할 서류 -> 작업대 -> 3단 책꽂이 또는 제출할 서류로 분류

이렇게 하면 처리해야 할 서류들이 뒤섞이거나 놓치는 업무들이 줄어들고, 처리 완료된 것은 바로바로 책상에서 빠질 수 있게 된다.

3단계. 적극적으로 Output 한다

서류를 정리할 때 가장 좋은 태도는 되도록 서류는 만들지 않으며, 보관된 서류는 적극적으로 버리는 것이다. 5분 안에 처리할 수 있는 서류는 즉시 처리하고, 다른 사람이 처리해도 되는 것은 위임한다. 특히 임시보관함은 서류가 쌓이기 쉬우므로 반드시 ‘보관하는 이유’, ‘어떻게 처리하길 원하는지’, ‘ 마감(유효) 기한’을 메모해 두는 것이 중요하다. 정기적으로 임시보관함을 살펴보고 일정 기한이 지난 것은 과감히 밖으로 빼낸다. 참고자료의 경우 속독이나 훑어 읽기를 하고 버린다. 나중에 읽어야지 하다가 다신 읽지 못하는 수가 있다.

<실천하자! 서류정리를 위한 좋은 습관>

1. 무분별하게 인쇄하는 습관을 고친다.
2. 보관하기 전에 한 번 더 묻는다. ‘나에게 정말 필요한 정보인가’
3. PDF 문서로 보관한다. 공간을 차지하지 않으면서 검색을 통해 찾기도 쉽다.
4. 책상 위에는 한 개의 서류만 놓고 작업한다.
5. 들어오는 서류는 반드시 제자리에 둔다.
6. 5분 안에 처리할 수 있는 서류는 즉시 처리한다.