사람들이 평소 업무를 수행하는데 있어 상당히 취약한 부분 중 하나가 바로 ‘리스크 관리(Risk Management)’입니다. 리스크는 우리말로 흔히 위험으로 표기하는데 리스크라는 용어가 사용되는 업종에 따라 뉘앙스의 차이가 있습니다만, 프로젝트 관리에서의 리스크는 위기(危機), 즉 위험과 기회라고 보는 게 보다 정확한 표현입니다.

물론 위험이 더 강조되고 위험에 대처하는 게 더 중요하다고 볼 수 있습니다. 왜냐하면 중대한 위험이 실현될 경우에는 프로젝트가 실패할 수도 있기 때문입니다. 하지만 리스크에는 상황을 더 개선시킬 수 있는 기회도 존재함을 기억하시길 바랍니다.

[류한석의 피플웨어] ⑪ 리스크 관리를 통한 훌륭한 문제해결사가 되는 법

리스크 관리의 중요성

리스크

소설에서의 개념을 빌어서 본다면, 리스크는 사건의 반전 또는 클라이맥스를 유발하는 전환의 계기입니다. 미리 준비하고 적시에 적절하게 대처하지 못할 경우 잘못된 결과를 가져오거나 좋은 기회를 놓칠 수 있다는 점에서, 리스크 관리야말로 프로젝트 관리자뿐만 아니라 모든 지식노동자들에게 있어 핵심적인 업무 역량이라고 볼 수 있습니다.

문제가 없는 상황에서 일을 잘 하는 것도 중요하겠지만, 문제를 예방하거나 문제가 발생한 상황에서도 일을 잘 하는 것이야말로 프로만이 가질 수 있는 역량임이 분명합니다.

위험의 관점에서 리스크 관리를 이해하기 쉽게 표현한다면, 리스크 관리란 갑자기 아플 때를 대비해 ‘상비약’을 준비하는 것과 같다고 볼 수 있습니다.

프로젝트에서의 리스크 관리는 일반적으로 다음과 같은 절차를 따릅니다. 리스크 관리야말로 프로젝트 관리자의 주된 업무 중 하나인데, 관리자가 아닌 사람도 자신의 업무에서 효과적인 리스크 관리를 수행할 수 있으며 또한 그래야 합니다.

● 리스크 관리 프로세스

 

1. 리스크의 파악
프로젝트의 전체 과정에서(프로젝트 관리자가 아닌 일반 직장인의 경우 자신의 업무에서) 발생 가능한 리스크를 파악하고 리스크 목록을 작성합니다.
2. 리스크의 우선순위 분석
파악된 각각의 리스크가 프로젝트에 미칠 수 있는 영향과 그 발생 가능성을 분석합니다.
3. 리스크의 대응방안 준비
우선순위가 높은 리스크 위주로 대응방안을 준비합니다. 즉, 상비약을 마련하는 단계입니다.

4. 리스크의 정기적인 평가
 프로젝트를 진행하면서 정기적으로 개별 리스크의 상태를 평가합니다. 프로젝트의 진행 과정에 따라 리스크의 상태(그 영향과 발생 가능성)가 변화하기 때문입니다.
5.리스크 발생 시 대응방안 실행
프로젝트 중에 리스크가 실제로 현실화되면, 이는 ‘문제점’으로 인식되며 준비된 대응방안을 실행합니다.

 

리스크 우선순위 산정

리스크의 우선순위는 ‘프로젝트에 미치는 영향(일정, 비용, 품질) x 발생 가능성(확률)’로 계산을 하는데, 예를 들면 프로젝트에 미치는 영향이 크고 발생할 가능성이 높을수록 우선순위가 높다고 볼 수 있습니다. 그런데 이러한 우선순위 산정에 유일한 정답이 있는 것은 아닙니다. 아무리 정량화한다고 할지라도 주관적인 요소를 간과할 수 없으며, 어떤 프로젝트 관리자가 리스크를 분석하는가에 따라 그 결과가 다를 수 있습니다.

예를 들어, 개발자 A가 스마트폰 애플리케이션을 개발하는 프로젝트에서 중요한 통신 모듈을 담당하는 상황을 가정해 보겠습니다. 어떤 프로젝트 관리자는 그가 경력 10년의 개발자이기에 리스크 우선순위가 낮다고 평가할 수도 있겠지만, 어떤 프로젝트 관리자는 개발자 A가 비록 경력이 많다고 하더라도 스마트폰 기반의 개발 경험이 적은데다 최근에 품질 문제를 야기한 적이 있어 리스크 우선순위가 높다고 평가할 수도 있습니다.

문제해결의 길

훌륭한 문제해결자의 길

프로젝트에는 정말 수많은 문제들이 발생합니다. 그런 점에서 프로젝트 관리자는 훌륭한 ‘문제 해결사’가 되야 한다고 볼 수도 있습니다. 그런데 여기에서 우리가 알아야 할 중요한 사실이 있습니다.

훌륭한 문제해결사가 되기 위해서는 발생 가능한 문제를 사전에 파악하고 그에 대한 대응방안을 미리 준비하는 것 뿐만 아니라, 지속적으로 리스크를 세심히 케어해야 한다는 점입니다.리스크에 대한 세심한 케어야말로 프로젝트 진행 중에 프로젝트 관리자가 해야 할 핵심적인 업무입니다. 그렇게 함으로써 위험이 최대한 현실화되지 않도록 하고, 발생 즉시 인지하고 대응할 수 있습니다.

어떤 문제들은 그 징후 내지 조짐을 쉽게 발견할 수 있지만, 어떤 문제들은 세심히 관찰하지 않으면 징후를 발견하기 어려울 수도 있습니다. 초보 프로젝트 관리자는 리스크 관리의 중요성을 간과하는 경우가 많기 때문에 각각의 리스크에 대한 대응방안도 없는 채로 갑자기 문제가 발생하면 성급하게 문제 해결에 나섭니다.

그 결과, 문제를 제대로 정의하지도 못한 상태에서 어설프게 해결책을 찾아 방황하다가 실패를 맞이하게 됩니다. 또한 어떤 초보 프로젝트 관리자는 심각한 문제가 발생했음에도 불구하고 ‘무시하기’로 한참을 버티다가(마치 자신이 인정하지 않으면 문제가 존재하지 않는 것처럼 말입니다), 파국을 맞이하기도 합니다.

반면에 훌륭한 프로젝트 관리자는 리스크의 스토리를 읽어내는 능력을 갖추고 있습니다. 그는 문제가 발생했을 경우 그것이 “누구의 문제인가?”를 먼저 생각합니다. 사장님의 문제인가, 고객의 문제인가, 부하직원의 문제인가 또는 나의 실패를 원하는 경쟁자가 만들어낸 문제인가, 단순한 훼방꾼의 문제인가 등등에 따라서 (비록 문제의 외형은 흡사해 보이더라도) 감춰진 본질적 내용이 다를 수 있고 대응방안 또한 완전히 다를 수 있습니다.

 

시간&비용 낭비를 줄일 수 있는 문제 해결의 길

문제의 소유자’를 파악하는 것은 정말 중요합니다. 그것을 효과적으로 해내면 쓸데없는 문제들에 필요 이상의 에너지를 낭비하지 않아도 됩니다. 많은 사람들이 해결하지 않아도 될 문제를 해결하면서 수많은 시간과 비용을 낭비하고 있습니다. 만일 그것이 그들의 문제라면 그들의 문제가 되도록 해야 합니다. 책임져야 할 문제를 책임지지 못하면서, 책임지지 않아도 될 문제를 책임지지 마세요.

문제 발생 시 여러분의 권한만으로 적절한 해결책을 결정해 실행할 수 있다면 상관이 없겠지만, 경우에 따라서는 이해관계자들과 해결책에 대한 합의를 봐야 하는 경우도 존재합니다. 그럴 경우 ‘세 가지 솔루션’을 제시하는 것이 좋습니다. 소위 ‘3의 법칙’이 이때도 작용합니다. 3이라는 숫자는 너무 적지도 않고 크지도 않은 적절한 숫자로서 심리적인 안정을 가져다 줍니다.

실제로 완벽한 하나의 솔루션이 존재하는 경우는 거의 없으므로, 각각의 장점과 단점을 나열한 세 가지의 솔루션을 제시함으로써 그 중 하나의 선택을 유도할 수 있습니다. 이해관계자들은 세 가지 솔루션이 나열돼 있는 것을 보고서는 문제와 해결방안이 충분히 고민되고 평가됐다고 생각하며, 선택한 솔루션의 단점을 충분히 인지하고서 의사결정을 하게 됩니다.

 

리스크 관리

 

제가 지난 글에서 “프로젝트 관리는 무질서와의 투쟁이다”라는 말을 한 적이 있습니다. 이는 리스크 관리에도 딱 들어맞는 말입니다. 결과적으로 리스크를 파악하는 것, 리스크의 우선순위를 분석하는 것, 적절한 대응방안을 준비하는 것, 정기적으로 리스크를 평가하는 것, 리스크 발생을 적시에 인식하고 적절한 대응방안을 실행하는 것 등 그 모두가 프로젝트 관리자의 중요한 역량입니다. 그리고 이것은 프로젝트 관리자가 아닌 모든 지식노동자들이 자신의 업무에 적용할 수 있는 내용이기도 합니다.

‘리스크 관리력’은 지속적인 훈련을 통해 향상될 수 있는 역량입니다. 시행착오를 통한 경험이야말로 리스크 관리력의 향상에 큰 도움이 됩니다. 자, 그렇다면 이제부터 자신의 업무에 내재된 리스크를 기록하고 정기적으로 평가함으로써 훌륭한 문제해결사를 지향해 보는 것은 어떨까요?

PS: 저의 경우 참여한 대부분의 프로젝트에서 (비공식적인) 리스크 목록의 상단에 ‘직장상사(또는 고객)의 변덕’이 있었습니다. 여러분의 리스크 목록은 어떠한가요? 여러분의 마음은 리스크를 알고 있습니다. 바로 그런 리스크를 찾아내고 관리하시길 바랍니다.