사실 우리가 수행하는 업무의 대부분은 단순반복적인 업무보다는 한정된 시간 내에 완료해야 하는 프로젝트성 업무입니다. 그런데 많은 프로젝트들에 문제가 발생하거나 심지어 처절하게 실패하는 경우를 보면, 제대로 프로젝트를 관리하는 게 얼마나 어려운 일인지 알 수 있습니다.

프로젝트라는 글자를 세사람의 손이 건드리고 있는 모습이다

[류한석의 피플웨어]  ⑯ 프로젝트 성공을 위한 다섯가지 요소

우리가 프로젝트를 관리할 때(팀원으로 참여할 때도 마찬가지입니다) 특히 세심하게 다루어야 할 다섯 가지 요소가 있습니다. 그것은 바로 사람, 기술, 범위, 일정, 품질입니다. 이 요소들이 잘 관리된다면 프로젝트는 성공을 향해 나아가지만, 그 중 하나 또는 그 이상의 요소가 문제를 일으키고 또한 그 문제의 규모가 크면 클수록 프로젝트는 자멸의 방향으로 나아가게 됩니다.

책상 위에 놓인 하얀 종이 위에 실패라는 빨간색 도장이 찍혀져 있는 모습이다이미지 출처 : gradhacker.org

첫째, 무엇보다 프로젝트에는 양적,질적으로 적절한 사람이 투입돼야 합니다. 

이것이야 말로 기본 중의 기본입니다. 아, 그런데 이런 기본조차 안 지켜지는 프로젝트가 얼마나 많은가요? 그런 환경에서는 팀워크도 생길 수가 없습니다. 그저 이름만 팀입니다. 부적절한 사람들로 구성된 프로젝트가 성공하기를 기대하는 건, 로또가 당첨되기를 바라는 것과 그리 다르지 않습니다.

둘째, 프로젝트에 적합한 프로세스, 방법론, 도구 등의 기술이 필요합니다.

과도한 프로세스도, 과소한 프로세스도 모두 좋지 못합니다. 각각의 프로젝트 특성에 맞는 적절한 수준이 필요합니다. 만병통치약이라 홍보하는 최신 방법론을 도입해 프로젝트를 망치는 경우도 허다합니다.

또한 제대로 다룰 수 있는 사람이 없다면, 최고의 도구가 있다 해도 무슨 소용이 있겠습니까? 도구의 사용비용이 도구의 도입비용보다 훨씬 비싸다는 걸 기억해야 합니다. 물론 도구를 제대로 사용할 수 있는 전문가가 있다면 생산성에 큰 도움이 될 수도 있습니다.

셋째, 어떤 기능을 제공할 것인가? 그 범위를 제대로 설정해야 합니다.

이것은 설계와 깊은 관련성이 있는데, 이는 이전 칼럼에서 ‘설계의 아름다움’을 주제로 다룬 바 있습니다. (관련 링크: 설계, 자신의 내면과 만나는 일) 그리고 기능적인 요구사항 뿐만 아니라 비기능적인 요구사항까지 고려해서 범위를 정해야 고객이 만족한다는 점을 기억할 필요가 있습니다. 또한 프로젝트 진행 중에 마구잡이로 기능이 추가되는 프로젝트는 성공할 가능성이 희박합니다. 대부분의 경우에 그저 잡탕같은 결과물이 나올 뿐입니다.

많은 짐을 실은 채 이동을 하던 당나귀가 짐에 못이겨 몸이 들려버린 이미지 입니다이미지 출처 : onlinewebfun.com

넷째, 일정은 무엇보다 올바른 산정과 계획을 필요로 합니다.

잘못 수립된 일정은 프로젝트의 모든 것을 잡아먹고 스스로 종교가 됩니다. 프로젝트 회의는 일정이라는 절대신을 떠받드는 의식이 됩니다.

많은 경영진들이 비용을 절약하기 위해, 또는 자신의 임기 내에 마치기 위해 공격적인 일정을 마음대로 정해버립니다. 원래 일정이란 선행 업무와 후행 업무 및 크리티컬 패스(critical path)를 고려해서 신중하게 정해야 하는데, 전문가도 아닌 사람이 멋대로 정하는 경우가 비일비재합니다. ‘잘못’ 수립된 일정을 어떻게 ‘잘’ 관리할 수 있을까요?

그런데 일정이 모든 것을 압도하는 필연적인 상황이 존재합니다. 일반적으로는 합리적인 일정을 수립하는 게 맞습니다만, 프로젝트 성격에 따라서는 사람의 생명과 관련이 있거나 커다란 재무적 손해를 보는 등의 이유로 프로젝트 개시 전부터 프로젝트 완료일이 확고히 정해진 경우가 있습니다. 그런 제약 상항에서는 프로젝트 관리자의 개인적인 역량뿐만 아니라 조직의 프로젝트 관리 역량이 확연히 드러납니다.

다섯째, 품질은 결과물의 완성도에 관한 것입니다.

그런데 일정과 품질은 서로 트레이드오프(trade off) 관계에 있고, 촉박한 일정을 가진 프로젝트일수록 일정과 품질 사이의 트레이드오프가 심해집니다. 일정을 맞추려면 품질이 떨어지고, 품질을 맞추려면 일정이 지연되는 것이죠.

많은 프로젝트들이 부적절한 사람을 투입하고 잘못된 일정을 수립하고 관리 또한 부실합니다. 그래서 우리는 품질이 떨어지는, 즉 심각한 결함을 안고 있는 결과물을 그렇게 쉽게 목격하게 되는 겁니다. 말로만 품질의 중요성을 강조하는 사람들이 많습니다. 그들의 말에 속지 말고 본질을 간파하세요.

* * *

지금까지 살펴본 요소들의 ‘균형’이야말로 프로젝트의 가장 중요한 성공 기반입니다. 자멸하는 프로젝트는 다 이유가 있습니다. 팀원들이 열심히 일하지 않아서 프로젝트에 문제가 생기는 게 아닙니다. 이런 기본적인 요소들이 충족되지 않은 프로젝트에서는 팀원들이 열심히 일하면 일할 수록 오히려 프로젝트가 더 망가집니다. 진로를 잘못 설정한 배의 노를 열심히 젓고 있는 모습을 상상해 보세요.

자, 여러분의 프로젝트는 이들 중 어떤 요소가 어떤 문제를 야기하고 있나요?