복잡한 책상, 문서, 가방을 한방에 정리하는 법

에버노트는 이제 노트앱이 아니라 일상의 라이프 사이클을 기록하는 라이프 플랫폼이다. 앉아서 사용하는 컴퓨터와 달리 스마트폰은 어디서나 연결해 사용할 수 있기에 에버노트와 같은 클라우드 저장 플랫폼으로 사용이 가능하다. 온라인 채널이 다양해지면서 정보의 습득은 늘어날 수 밖에 없으며 어떻게 관리하는 것은 필수가 되었다.

▶ 자료 참조: ‘에버노트로 정보관리 하기

에버노트의 태그는 노트를 쉽게 찾을 수 있도록 도와주는 것 중 하나다. 하지만 이런 것을 업무 프로세스와 연계를 한다면 업무도 함께 처리할 수 있게 도와주기 때문에 업무 수첩으로 할 일 관리, 자료 수집까지 해결이 가능하다. 다시 말해 하고 있는 업무를 구분해 태그로 정의하면 얼마든지 업무처리 방식에 함께 적용해서 사용할 수 있다.

에버노트를 한마디로 가장 잘 표현한 말은 ‘나 자신의 두번째 뇌다(에버노트 CEO 필리빈)’이다. 사람은 기억력의 한계가 있어 모두 저장할 수 없으며, 더 이상 똑똑해질 수 없지만 에버노트는 이런 한계를 뛰어넘을 수 있게 해준다. 저장된 정보를 손쉽게 활용할 수 있다보니 사용하는 것만으로도 나를 똑똑하게 만들어준다.

외국인과 한국인이 어깨동무 하고있는 모습

지금 시대에 왜! 정보관리가 필요한가?

그동안 정보를 수집해 활용할 때 자료 취합이 어려웠고, 정리하거나 구분할 방법이 마땅치 않았고, 취합하거나 정리한 것을 제대로 검색하는 기능이 부족해 활용성이 떨어졌다. 이런 3가지 문제점이 에버노트 하나로 손쉽게 해결된다.

효율적인 정보관리는 곧 비용절감을 수반한다. 정보를 수집할 때마다 들어가는 비용을 절감할 수 있고 제대로 정리되지 않아 쌓여있는 부분에 대한 공간비용도 절감될 것이다. 에버노트는 정보 관리 비용을 절감해주고 정보를 효율적으로 사용할 수 있도록 도와주는 최적의 도구이다.

정보관리에 대한 이미지

정보는 어떻게 저장해야 활용이 높은가?

첫번째, 자료는 쪼개고 분류해 저장한다.
일반적으로 자료를 정리한다고 하면 어딘가에 보관을 해두는 형태이기에 백업 효과 밖에 얻을 수 없다. 이런 방식은 자료 활용성이 매우 떨어지기에 귀찮더라도 쪼개고 분류해 저장해야 한다. 예를 들어, PDF 자료가 있다면 여기서 내가 의미있게 사용할 내용은 캡쳐해 분류하고 필요한 영역은 선택하고 구분해 저장한다. 나중에 관련 자료를 찾을 때 쉽게 찾을 수 있기에 보물처럼 만들 수 있으며, 어떤 정보가 저장되었는지 함께 찾을 수 있다.

두번째, 쌓인 자료를 정기적으로 용도별로 재분류해둔다.
아무리 좋은 자료도 활용이 없다면 쓰레기일 수 밖에 없다. 활용도를 높이려면 어떻게 사용할 것인지에 대한 분류 작업이 중요하며 노트북과 태그, 그리고 노트링크를 통해 구분해 둔다면 나중에 사용할 때 옥석을 다시 찾아 활용할 수 있다. 불필요하게 새로운 자료를 찾는 시간도 줄이고, 연관 자료도 함께 찾을 수 있어 효율적이다.

세번째, 완성된 자료는 나중을 위해 자세하게 저장해 둔다.
우리의 기억은 일시적이다. 최근 일은 기억할 수 있지만 시간이 지나면 무엇을 했는지 기억하기 쉽지 않다. 이런 한계를 해결하기 위해서는 행사나 프로젝트, 보고서 등에 대한 작업을 완료한 후에 노트북과 태그, 노트링크를 통해 보관하는 것이 좋다. 따로 컴퓨터에 보관을 할 필요 없이 모든 내용을 에버노트에 저장해 둔다면 이곳에서 쉽게 찾아 사용할 수 있고, 백업의 효과도 함께 얻을 수 있다.

에버노트로 아이디어(기록), 책상, 문서, 가방을 어떻게 한방에 정리하나?

1. 아이디어(메모)
나는 무언가 생각이 떠오르면 에버노트에 메모를 하는데, 이렇게 메모한 것을 업무할 때나 책을 집필할 때 이용한다. 예를 들어, 책을 집필할 때 무척 유용한데, 컴퓨터 앞에 앉아도 글 쓰기 작업을 하는데 준비시간이 꽤 걸린다. 하지만,이렇게 미리 지하철 등에서 작성해 놓은 초고(메모)를 가지고 작업을 이어가면 준비시간을 단축할 수 있다. 그렇다보니 대중교통을 아이디어를 생각하는 공간이나 책을 쓰는 장소로 활용할 수 있다.

2. 책상
종이 커뮤니케이션은 줄지 않고, 책상에는 각종 서류와 인쇄물이 항상 쌓여 있다. 당장 볼 것도 아니면서 나중을 위해 보관하고, 파일 박스로도 관리하지만 정작 제대로 활용하지 못하고, 필요 시 새롭게 찾거나 다시 작업한다.

책상 정리용으로 에버노트를 사용하면 모든 종이는 보는 즉시 스캔해서 보관할 수 있다. 책상 속에 있는 서류, 계약서, 제품인증서, 영수증을 이젠 쌓아 놓지 않고 스캔하거나 사진으로 보관 후 버리거나 중요한 것은 따로 챙겨둔다. 스캔해서 보관해 둔 계약서는 관련 업무를 살펴볼 때 유용하며, 서류는 저장해 두고 검색해서 찾아보기 쉬워 연관된 업무를 챙겨보기 좋다. 참고로 이미지 및 PDF에 대한 한글 인식이 가능해 에버노트에서 검색으로 찾을 수 있다.

마지막으로 책상 안에는 버릴 수 없는 물건이 많다. 때론 오랫동안 보관을 해야 할것도 있지만 사진을 찍어 보관해도 되는 것도 많다. 각종서류가 대표적이고, 입장권, 사진, 제품 인증서 등이 이에 해당한다. 정보량이 적을 때는 얼마든지 가능하지만 많아지면 조금만 방심해도 쌓이고 어디에 보관하는지 찾기가 힘든데, 에버노트는 이런 사용자들이 쉽게 활용할 수 있도록 해 준다. 정리하겠다는 의지만 있다면 말이다.

 

화면 캡쳐

에버노트에 아이디어, 종이문서, 문서, 출력용 PDF 파일을 넣어두고 활용한다.

3. 문서(컴퓨터파일)
백업 디스크가 여러 곳에 분리해 저장되어 있다. 그동안 참여했던 프로젝트, 책 집필할 때 정리해 둔 것, 회사를 다니면서 업무별로 구분해둔 것들이 폴더별로 정리돼 있다. 이런 자료는 보관 형태지 활용으로 이어지기는 쉽지 않다. 파일은 실행을 하지 않고서는 안에 내용을 볼 수 없기에 시간 낭비가 크다.

이제는 에버노트에 문서를 저장한다. 저장하면 문서에 대한 간단한 설명을 넣어둘 수 있어 나중에 다시 볼 때 쉽게 찾을 수 있다. 특히, 워드파일이나 엑셀, 파워포인트, PDF 등을 에버노트에 첨부파일로 보관할 수 있어 관리 작업이 쉽다.

4. 가방
가방 속 서류와 프로젝트 자료, 참고문헌, 영수증, 플래너는 더 이상 필요 없다. 에버노트를 활용하면 대부분의 문서는 가지고 다니지 않아도, 출력하지 않아도 필요할 때 볼 수 있다. 가방은 가벼워졌고 책상에 더 이상 문서를 쌓아놓지 않아도 됐고 분실의 우려도 줄었다.

위 4가지 이야기를 언급했지만 에버노트는 여러 방면으로 활용할 수 있다. 최근엔 스마트폰으로 찍은 사진을 정리해 앨범처럼 사용하고 있다. 가족 여행이나 행사, 미팅 기록을 하는데 따로 사진관리를 할 필요가 없어 좋다.

정리하면, 에버 노트로 정보를 관리하면서 분산된 정보를 한 곳에 보관하고 사용할 수 있게 됐고, 저장 범위도 확장되면서 효율성도 무척 높아졌다. 정보를 찾는 것이 더욱 쉬워졌고 기록의 필요성도 높아져 기록을 습관화하게 되면서 에버노트의 무한한 가능성을 알게 됐다. 정보가 홍수처럼 쏟아지는 디지털 시대를 살아가는 여러분도 마법같은 에버노트의 매력을 꼭 한번 경험해보시기 바란다.

홍순성 아바타Opinions 벳지

인터넷(트위터 에서도) 상에서 혜민아빠로 통하고 있으며, 블로그라는 미디어 매체가 넘 좋아서 2005년 부터 그 속에서 살다 보니 다양한 것을 배우게 되었습니다. 또한, 책을 읽으면서 삶을 배우다 보니 더 깊이 빠져 작가를 찾게 되었고, 이젠 그 속에서 배운 내용을 블로그와 트위터, 페이스북을 통해서 전달하는 이밴젤리스트(evangelist)로도 활동하고 있습니다.

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