[김지현의 스마트워크] 일 잘하는 직장인의 3가지 시간 관리법

지난 번 칼럼을(▷ ‘똑똑한 인재, 성실한 인재’ 다시 보기) 통해 성실함과 열정이 스마트워크의 중요한 핵심이고, IT 도구는 목적 달성을 위한 윤활유와 같은 수단임을 이야기했습니다. 세상일이 의지와 마음만으로는 안되는 셈이죠. 의지를 좀 더 쉽고 꾸준하게 실행할 수 있도록 해주는 도구가 있어야 실천이 가능합니다.

스마트워크를 가능하게 해주는 몇 가지 툴들을 업무 스킬에 맞게 구분해서 살펴보겠습니다. 다시 한 번 강조하지만, 스마트워크에 있어 도구는 수단일 뿐 목적이 아닙니다. 다음 3가지의 스마트워크를 위한 시간관리를 위한 실천 방법 그 자체가 중요할 뿐, 실천을 좀 더 편하게 도와주는 도구는 그저 수단일 뿐입니다. 목적이 필수이고, 도구는 선택입니다.

[김지현의 스마트워크 2회] 일 잘하는 직장인의 시간 관리법 3가지

1. 해야 할 일 잊지 않기

일을 효율적으로 하려면 내가 무엇을 해야 하는지 알아야 합니다. 무엇을 해야 하는지 알아야 그 일을 제 때, 제대로 할 수 있겠죠. 내 할 일이 무엇인지조차 모르면 아예 일을 해내지 못하므로 말짱 도루묵입니다. 해야 할 일을 잊지 않으려면 할 일을 항상 한 곳에 기록하고 관리하는 습관을 들여야 합니다. 사실 학교 다닐 때야 내가 할 일이란 것이 뻔합니다. 시간표에 나와 있는 수업에 제 때 들어가고, 선생님이 내준 과제와 준비물을 챙기는 것, 시험 준비를 위해 계획에 따라 공부하는 것이 할 일입니다.

하지만, 사회생활을 하면서 해야 할 일은 내가 정하는 것이 아닙니다. 대체로 할 일은 위에서 아래로 내려옵니다. 그런데 그 일이라는 것이 시도때도없이 내려옵니다. 내가 처한 상황과 여건을 고려하지 않은채 끝도 없이 쏟아집니다. 그 일을 왜 해야 하는지, 언제까지 끝내야 하는지, 우선순위가 급한 것인지 등에 대한 일의 목적과 목표, 비전은 도외시한채 어느날 갑자기 일이 떨어지죠. (만일 업무의 비전, 목적 등에 대한 자세한 설명과 함께 업무 요청이 온다면 당신은 정말 훌륭한 상사와 제대로 된 회사에 다니고 있는 것입니다.) 엘레베이터를 기다리고 있는 김과장님과 눈을 마주치는 순간 갑작스레 해야 할 일이 떨어집니다. 사내 식당에서 점심식사를 하던 중 옆에 있던 이팀장님께서 프로젝트 얘기를 하다가 갑작스레 이런 자료 준비를 해두라는 일이 하달됩니다. 업무보고 회의를 하던 중 정부장님께서 회의 정리를 하며 다음 회의 때까지 이런 리포트를 정리해달라는 일감이 생겨납니다. 언제, 어디에서, 어떤 일이 떨어질지 모릅니다. 그게 우리네 회사 생활입니다.

어쨋든 이렇게 소나기 쏟아지듯 일들이 떨어지다 보니 해야 할 일을 기록해두지 않으면 잊어버리기 일쑤입니다. 절대 기억력을 믿어서는 안됩니다. 사실 이렇게 할 일을 잊어버려서 공중분해되는 일들이 얼마나 많은지 생각해보세요. 정작 우스운 것은 시킨 사람조차 그 일을 시킨 사실을 잊어버린다는 것입니다. 그런 일을 안해도 회사가 돌아간다는 것이 아이러니하지만, 그렇게 깜빡한 일은 언젠가 부메랑이 되어 돌아오기 마련입니다. 그러니 누가 업무 요청을 하든 해야 할 일은 한 곳에 체계적으로 기록해두어야 합니다. 그곳만 보면 내가 언제까지, 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 해야 합니다. 기록하는 장소는 가급적 PC든, 스마트폰이든 어떤 디바이스에서나 연결 가능한 곳이 좋습니다. 다이어리나 메모지는 잃어버릴 우려가 있으므로 인터넷 메모장을 이용하는 것이 좋겠죠. 그런 메모장 중에 할 일을 특별히 편리하게 관리해주는 TO DO 서비스들이 있습니다.

핸드폰 사진

구글의 캘린더 서비스에는 TASK(할 일 목록)라는 메뉴가 제공됩니다. 이것을 이용하면 구글 캘린더에 할 일을 날짜별로 표기할 수 있으며, 이렇게 기록된 내용은 아이폰이나 안드로이드폰에 설치한 TO DO 앱을 이용해 동기화가 가능합니다. 대표적인 것으로 GEE TASKS, Gtasks, Pocket Informant, CalenGoo 등이 있습니다. 혹은 Remember the milk(www.rememberthemilk.com), Toodledo(http://www.toodledo.com) 등과 같은 전용 TO DO 서비스를 이용하는 것도 좋습니다. 이들 서비스를 이용하면 그날그날 할 일이 무엇인지, 현재 해당 일의 처리 상태가 어떤지를 수시로 쉽게 확인이 가능합니다. 할 일을 기록할 때에는 마감일과 함께 해당 일에 대한 제반 사항(일의 목적과 내용, 요청자 등)을 함께 기록해두는 것이 좋습니다.

참고로, 이렇게 많은 해야 할 일들 중 어떤 일부터 먼저 처리하는 것이 좋을까요? 즉, 일의 우선순위에 대한 선택은 어떻게 해야 할까요? 일의 우선순위는 마감일을 기준으로 해야 합니다. 마감일이 촉박한 것부터 먼저 처리해야겠죠. 하지만, 마감일이 비슷해서 특정한 것은 미뤄야 한다면 상사에게 물어봐야 합니다. 어떤 일이 업무의 중요도가 더 큰지는 일을 시킨 사람 혹은 내가 소속된 팀의 리더가 판단할 수 있습니다. 내 스스로 판단하기에 중요도가 낮아 보이는 일이라 할지라도 상사가 볼 때에는 나비효과 등으로 인해 더 중요한 일일 수 있습니다. 단, 마감일과 무관하게 10여분 안에 끝낼 수 있는 일이라면 최우선으로 처리하는 것이 좋습니다. 즉, 업무의 중요도보다 빨리 끝낼 수 있는 일을 먼저 처리하는 것이 좋습니다. 해야 할 일이 너무 많으면 업무 집중도가 떨어지고 신경이 쓰이므로 일의 개수를 줄이는 것이 중요하기 때문에 빨리 처리할 수 있는 일이라면 중요도와 무관하게 빨리 끝내는 것이 좋습니다.

2. 프로젝트 다이어리 쓰기

회사 생활 1년, 2년… 점차 시간이 흘러가면서 우리의 경험도 쌓여갑니다. 하지만, 경험에 비례해 지식과 지혜가 쌓여가는 것은 아닙니다. 경험이 세월과 함께 지혜로 축적되려면 경험 속에서 배울 수 있어야 합니다. 그런데, 바쁜 직장생활에서 하루에 처리할 일도 많은데 뭔가 배운다는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 대학 4년동안 열심히 배운 것조차도 잊었는데, 회사생활하며 배우려는 노력조차 하지 않았는데 어떻게 배움을 기대하겠습니까? 여러분은 작년 이맘 때 여러분이 회사에서 참여했던 프로젝트(아마 한 개가 아닐 겁니다. 한 번에 여러 프로젝트에 참여하는 것이 직장인의 숙명이니까)가 무엇이었고, 그 프로젝트의 결과와 경험에 대한 기억이 생생합니까? 아마 어떤 프로젝트에 참여했는지조차 가물가물할 겁니다. 직장생활에서 배우려면 그만한 노력이 필요합니다.

그리고, 배움에는 교재가 필요합니다. 회사에서 다양한 프로젝트를 경험하면서 그 경험을 통해 배우기 위해서는 교재가 필요합니다. 교재는 회사나 상사가 만들어주지 않죠. 내 스스로 만들어야 합니다. 그 교재가 바로 프로젝트 일기입니다. 일기를 쓰는 이유는 추후 복습을 하기 위함입니다. 프로젝트에 참여하면서 보고, 느끼고, 기뻐하고, 슬퍼했던 모든 것을 이 일기장에 기록해야 합니다. 중요한 깨달음이나 이슈가 있을 때마다 해당 프로젝트 일기에 날짜와 함께 전후 사정과 인사이트를 때때로 기록해둡니다. 이렇게 기록한 내용은 차후 교재가 되어 해당 프로젝트를 회상할 때 더 커다란 깨침을 가져다 줍니다.

화면 캡쳐

프로젝트에 참여하면서 불쾌했거나 불만이었던 점, 즐거웠고 행복했던 것들을 기록합니다. 물론 주요 의사결정과 당시의 어려운 점도 간단한 키워드로 기록하면 좋겠죠. 갑자기 개발팀장이 이미 합의한 기술요청서의 특정한 기능을 일정 내에 완료가 불가능하다고 빼버리는 이슈가 있었다거나, 최종 디자인 확정 시안을 상무님이 반려하는 바람에 오픈 일정이 피치 못하게 1주일 연기되었다거나, 아웃소싱하는 업체에서 생각보다 퀄리티를 높게 관리해주어 기획자들이 일하기 편했다거나 하는 등의 주요 이슈를 기록하는 것입니다. 초등학교 때 쓴 일기장을 들여다보면 미소가 지어지고 그때의 어리숙함, 부족함 그리고 순수함을 복기할 수 있듯이 프로젝트 일기 역시 그러한 과거 경험 속에서 나의 아쉬움을 쉽게 발견할 수 있도록 해줍니다. 또한, 그러한 깨침을 통해서 업무 내공이 커져서 프로젝트를 진행할 때에 어떤 것이 중요하고 무엇을 통제, 관리해야 하는지를 쉽게 이해할 수 있습니다.

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프로젝트 다이어리는 에버노트(http://www.evernote.com)를 이용하는 것이 좋습니다. 에버노트는 PC, 맥은 물론 스마트폰과 아이패드 등 여러 디바이스를 지원하기 때문에 어디서든 기록하고, 보관된 것을 확인하기 좋습니다. 특히 스마트폰에 설치해둔 에버노트를 이용하면 회의실에서 화이트보드에 메모한 것이나 노트에 필기한 것을 촬영해서 사진으로 에버노트에 기록할 수 있습니다. 또한, 음성 녹음도 가능하기 때문에 다양한 방식으로 기록할 수 있습니다. 틈틈히 프로젝트에 대한 경험을 에버노트에 기록해서 교재화하면 나중에 복습, 복기를 하면서 과거를 통해 지혜를 쌓을 수 있게 됩니다.

3. 복기를 위한 캘린더 기록법

스케줄 관리 역시 스마트워크에 빠질 수 없는 업무 중 하나입니다. 내일 누구를 만나지? 오늘 오후 미팅이 몇시지? 다음주 회의 일정이 어떻게 되지? 이 모든 것을 스케줄 표에 기록하는 것이 스마트워크의 하나인 시간관리법입니다. 그런데, 캘린더에 스케줄을 기록할 때 다음과 같은 방법에 유의하는 것이 좋습니다.

a. 스케줄의 종류를 분류하여 서로 다른 색상으로 구분
b. 스케줄 기록 시에 제목, 시간, 장소 외에 상세 내용을 기입
c. 스케줄 종료 후에 해당 스케줄에 대한 추가 정보 기록

캘린더에 기록하는 일정은 앞으로의 시간을 관리하기 위한 목적 외에 과거를 조망하기 위한 것도 있습니다. 어제, 지난 주, 지난 달, 작년 내가 어떻게 살아왔는지를 반추하고, 반성하기 위함입니다. 성장하기 위해서는 반성이 필요하고, 반성하려면 나의 부족함을 알아야 합니다. 부족함을 알기 위해 내 과거를 조망할 수 있는 근거가 필요합니다. 스마트워크는 업무 효율성을 높이는 것이고, 이를 위한 가장 효과적 방법은 나의 부족함을 알고 개선하는 것입니다. 내가 시간을 어떻게 비효율적으로 낭비하고 있는지, 시간을 효율적으로 활용할 방법은 무엇인지를 알려면 내 과거를 분석할 수 있어야 합니다. 그러려면 캘린더에 스케줄을 체계적으로 분류해서 기록하고, 상세한 정보를 남겨두어야 합니다.

이때 유용한 것이 다음캘린더, 구글캘린더, 네이버캘린더 등의 인터넷 캘린더 서비스입니다. 인터넷 캘린더는 스마트폰이나 아이패드에 설치된 앱과도 동기화가 되고 PC에 설치한 브라우저를 이용해 사용할 수 있어 잃어버릴 우려도 없고 언제, 어디서나, 어떤 디바이스를 통해서든 수시로 확인하고 사용할 수 있습니다. 또한, 스마트폰 등에 전용 캘린더 앱을 이용하면 좀 더 편리하게 스케줄을 확인할 수 있습니다.

화면 캡쳐

특히, 캘린더를 기록할 때 회사 업무, 사생활, 자기계발을 위한 교육 관련 내용 등으로 구분해서 색상으로 분류해두면 한 눈에 내가 어떻게 시간을 썼는지 알 수 있습니다. 전체적으로 자기계발에 대한 투자가 적었다거나, 사적인 약속이 너무 많았다거나 하는 등의 과거 시간 이력을 현미경처럼 들여다볼 수 있죠. 또한, 캘린더에 일정을 기록할 때 상세하게 정보를 기입해두면 해당 스케줄이 임박했을 때 어떤 목적으로 무슨 내용의 일정인지 손쉽게 확인이 가능합니다. 이렇게 내용을 기록해두지 않으면 막상 일정이 닥쳤을 때에 무슨 회의인지, 어떤 미팅인지 급하게 찾아봐야 해서 시간만 낭비됩니다. 또한, 스케줄 종료 후에 해당 일정에 대해 간단한 메모를 캘린더에 추가로 해두면 나중에 유익한 정보가 됩니다. 추후 과거 스케줄을 검색하고 해당 스케줄에 대한 정보를 찾을 때 이렇게 기록해둔 정보가 큰 도움이 됩니다. 예를 들어, “LG전자”로 캘린더에서 검색하면 수 년간 내가 만났던 LG전자와의 미팅 내역을 확인할 수 있고 각 미팅에서 어떤 분을 만나 어떤 결과를 얻었는지 한 눈에 확인할 수 있는 것이죠.

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물론 이렇게 TO DO, 프로젝트 일기, 캘린더를 디지털로 기록하고 관리하는 것은 그만큼 시간의 투자가 필요합니다. 그 시간이 아깝고 뭘 그런 것까지 기록해야 하나하는 부담이 있을 수 있습니다. 담배 피고, 커피 마시고, 수다떠는 시간은 아깝지 않고 이러한 데이터를 기록하는 시간(실제 하나 기록하는데 1~2분 정도 밖에 소요도 안됨)이 아깝다는 것은 사실 하기 싫고 귀찮다는 속마음의 표현일 뿐입니다. 인생은 정직합니다. 노력한만큼 결실이 생기는 법이죠.

김지현 아바타Opinions 벳지

카이스트 정보미디어 경영대학원 겸직교수, SK플래닛 OK캐시백 상품기획 상무로 활동 중에 있다. 다음커뮤니케이션에서 웹, 모바일, TV 서비스 전략과 IoT(사물 인터넷) 신규 사업 전략을 담당했다. IT 기반의 신규 혁신 비즈니스와 자기계발에 대한 주제로 집필과 강연 활동을 해오고 있다. 위즈덤하우스 [포스트 스마트폰, 경계의 붕괴], 해냄출판사의 [호모스마트쿠스로 진화하라] 외 47여권의 저서를 집필했다.

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