일이 많아 멘붕? 초간단 GTD를 권합니다!

인간의 뇌는 참 재미있습니다. 할 수 없는 것도 할 수 있다고 생각하게 만들기도 하고, 필요도 없으면서 물건을 사게 만들기도 합니다. 헬스장 이용권을 왜 6개월이나 1년 단위로 끊으면 대폭 할인해 주는지 아시나요? 굉장히 많은 사람들이 이용권만 끊어놓고 잘 나오지 않거든요. 이렇듯 쓸데없이 할 수 있을 것이라는 믿음을 주는 것이 뇌이기도 하지만, 어떤 공포나 두려움에 굉장히 약한 것이 또 우리 뇌이기도 합니다. 예를 들어 여러가지 일이 갑자기 태풍처럼 몰아닥쳤을 때, 어떻게 하세요? 원칙대로라면 하나하나 차근차근 처리해 나가야 정상이겠지만, 실제론 그렇지 않습니다. 말 그대로 멘붕. 아무 것도 손대지 못하면서 얼이 나간 모습을 하고 있는 것이 보통입니다.

결국 그때그때 지시가 떨어지는 일을 허겁지겁 받아서 되는데로 처리하는 경우가 많습니다. 사실 일은 많고 모든 일이 다 급하다고만 합니다. 다른 사람이 나에게 부정적인 반응을 보이는 것도 싫습니다. 그러니 대충 맞춰주고 끝내려고 하는 거죠. 그런 분들을 위해 필요한 것이 바로 라이프핵, 그리고 오늘 소개하려는 GTD 기술입니다.

[디지털 시대의 생존 기술] ② 초간단 GTD를 권하는 이유

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GTD가 뭔가요?

GTD는 ‘Getting Things Done’ 의 약자로, 데이비드 알렌이 쓴 책(국내 출간 제목: 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기)에서 소개되어 널리 알려진 시간관리, 할 일 관리 기법입니다. 이 기법을 간단하게 소개하면 이렇게 됩니다. 해야할 일을 일단 다 적어보고, 분류해서 처리한다. 쉽죠? ^^크게는 수집-분류-정리-실행-검토…의 단계를 거쳐야 합니다만, 아무튼 간단하게 얘기하자면 그렇습니다. 조금 더 자세히 얘기하자면 아래와 같습니다.

  • 수집 : 일단 종이를 하나 준비하고(아니면 메모장이나 엑셀 시트라도!), 해야할 일을 하나하나 적어봅니다.
  • 분류 : 적혀진 할 일을 버릴 것/ 남에게 부탁할 것/ 내가 할 것으로 나누고, 내가 할 것 중에 지금 당장 할 수 있는 것/ 언제까지 할 것/ 언젠가는 할 것으로 분류합니다.
  • 정리 : 당장 할 것들은 당장하고, 마감 기일이 있는 것은 마감 기일을 달력에 표시하고도 남는 것들이 있습니다. 이런 것들은 집 / 회사 / 출퇴근 시간 / 짬짬이 등의 목록을 만들어서 정리합니다.
  • 실행그리고 필요한 시간이나 장소에서 그 목록을 꺼내들고 처리하면 됩니다. ^^
  • 검토 : 저렇게 만들어진 목록은 일주일에 한번 정도 꺼내들고 다시 분류, 정리를 해줘야 합니다.

사실 데이비드 알렌이 제시한 GTD 방법은 일종의 업무처리 프로세스로, 제가 얘기한 것보다는 조금 더 복잡합니다. 아래 그림을 참고해 주시면 금방 이해 되실거에요.

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그런데 왜 원작자보다도 간단하게 설명했을까요? 이유는 간단합니다. 실은 대부분의 사람들에겐 저 프로세스도 어려워요. -_-; 일을 받아서, 처리하고, 넘긴다(인풋-프로세스-아웃풋), 실은 이렇게 간단한 3단계 과정이 우리가 대부분의 업무에서 수행하는 과정입니다. 그런데 업무를 보다 효율적으로 실행하기 위해서 만들어진 저 GTD 방식조차도 이런 현실의 프로세스를 보다 복잡하게 만드는 경향이 있거든요. 그렇다면 어쩌면 좋을까요? 물론 있습니다. 지금부터 제가 소개해 드리겠습니다. 30분이면 실행 가능한, 초간단 GTD 방법을 말이죠.

누구나 할 수 있는 초간단 GTD

사실 이런 글을 쓸때마다 부담스러운 것이, 아무리 쉽게 얘기해도 꼭 ‘어렵다, 너무 복잡하다!’라고 얘기하는 분들이 계세요. 굉장히 간단한 방법인데 왜 적용이 안될까-하고 관찰해 봤더니, 그 분들은 실제로 방법을 적용하기 위한 시간을 만들지 못하고 계신 것을 발견했습니다. 그러니까, 어찌 되었건 일단 뭐든 적어야 활용 가능한 기법인데, 뭔가를 적을 시간조차 없으신 거죠…-_-;;; 그래서 초간단 GTD에서는 아예 시간표를 함께 제안 드립니다. 시간표와 함께하는 초간단 GTD 방법은 아래와 같습니다.

  1. 아침에 일어나서, 또는 출근을 하면서 그날 할 일을 종이나 스마트폰 메모장에 적어봅니다.
  2. 일은 지시 사항/ 그래서 내가 할 것/ 실행 결과(보고, 리포트)로 나눠서 분류합니다. 여기서 핵심은 당연히 ‘그래서 내가 할 것’이겠죠?
  3. 어떤 일을 먼저 할 지를 결정합니다. 출근후 당연히 추가되는 지시사항은 같은 방식으로 정리한 다음, 순서를 정해 끼워둡니다.
  4. 간단한 업무는 출근하자마자, 점심 시간에 사무실로 돌아오자마자, 퇴근 하기 전에 몰아서 처리합니다.
  5. 한 시간에 한번씩, 또는 하나의 일을 마친 다음에 한번씩 적어둔 리스트를 체크합니다. 퇴근 전에 리스트를 한번 흝어본 다음, 오늘 야근을 할지(응?) 내일 할지 결정하고 퇴근합니다.
  6. 일주일에 한번씩 커피 한잔 마시면서, 자신이 했던 일과 다음 주에 해야 할 일을 검토합니다.

심플하죠? 저는 정말 심플하다고 주장합니다. ^^; 실은 GTD 방식이 어렵게 느껴지는 가장 큰 이유가 일단 시작하기 전에 일을 죄다 꺼내놓고 정리하는 것이 필요하고, 대부분의 업무를 어떤 프로세스에 맞춰서 처리하라고 살짝 강요하는 듯한 느낌이 있기 때문입니다. 프로그래머라면 이런 방식이 익숙하겠지만, 저같은 문과계 남자에겐 이런 프로세스를 외우는 것조차 잘 적응이 되지 않습니다. 그래서 처음에 일을 죄다 모아서 정리하는 부분을 제거하고, 당장 그날 해야할 일들만 먼저 정리해 보라고 권합니다. 여기서 중요한 것은 일단 그날 할 일이라도 적어보는 겁니다. 일이 너무 많아 패닉에 빠지는 이유가 대부분, 어디서부터 어떻게 손대야 좋을지 몰라서 그렇거든요. 일단 적기만 해도, 두려움은 상당히 줄어들게 됩니다.

노트와 핸드폰 사진

캘린더 화면 캡쳐

제가 실제로 사용하는 방법은 이렇습니다. 옵티머스 뷰2와 수첩, 구글 캘린더를 이용합니다.

일단 그날 할 일을 ‘Any.DO’라는 앱을 이용해 기록합니다. 이렇게 머릿속에서 꺼내만 놔도 스트레스가 많이 줄어듭니다. 날짜별로 오늘/내일/이번 주로 기록을 할 수가 있는데, 귀찮아서 날짜를 기록하지 않으면 다 오늘에 들어가 있습니다. 그리고 다 적은 다음 손가락으로 드래그앤 드롭해서 다른 날짜로 옮깁니다…-_-v 기일이 좀 오래 걸리는 일(원고 마감)이면 구글 캘린더에 등록해 둡니다. 그리고 그날 한 일과 사진 한장, 회의 내용, 영수증 등을 수첩에 기록해 둡니다. 글 쓰기 위한 간단한 아이디어들도 ‘나중에’ 리스트에 기록을 해둡니다.

그리고 중간중간 점검하면서 체크하다보면, 생각보다 꽤 많은 일들을 빼먹지 않고 할 수 있게 됩니다. 기왕이면 체크하면서, 상사에게 진행 상황에 대해 간략하게라도 보고해 둔다던가, 동료가 해주기로 한 일의 진행상황을 체크해 보시면 더 좋습니다. 결국 가장 중요한 것은 ‘실행 결과’이기 때문입니다. 보고서를 다 만들어놓고 상사에게 보내지 않는 실수, 다들 해보셨잖아요? ^^ 모든 일에 마감 시간을 잡는 것은 굉장히 중요합니다. 일의 중요도와 더불어, 이 일을 언제까지 끝내야 할 지 감을 잡아야 업무의 우선 순위를 잡을 수가 있거든요. 그래서 일을 받을 때, 언제까지 끝내야 하는지를 꼭 확인하는 것이 좋습니다. ‘가급적 빨리’라고 말하는 분이 있으면, “그럼 언제까지 끝내겠습니다”라고 말하면서 시간을 확인해 두시는 것도 좋구요.

마지막으로 조금 어려운 일이긴 하지만, 검토는 꼭 빼먹지 않고 수행하셔야 합니다. 우리가 하는 대부분의 일은 큰 작업의 분업이고, 우리가 일을 수행하는 과정도 여러가지 프로세스로 나뉘어져 있습니다. 간단한 보고서를 하나 만들려고 해도 자료 수집-보고서 작성-보고라는 프로세스로 이뤄져 있으니까요. 이런 부분들에 있어서 혹시 놓친 것은 없는지, 조금 더 신경써야 할 부분은 어떤 것인지를 생각해 보시면, 한편으론 내가 이만큼이나 했구나하는 뿌듯함과 함께, 자기 자신만의 시간 관리법을 만들어가실 수 있을 거에요. 그럼 다음번엔, 업무를 실행하면서 보다 집중할 수 있는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다~

 

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