앞서 소개한 ‘업무를 스마트하게 해주는 3가지 클라우드 서비스’에서 에버노트를 이용한 직장에서 업무노트로 활용을 할 수 있다는 부분을 소개했다. 이에 대해 구체적인 활용방법을 하나씩 소개하고자 한다.

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에버노트를 활용하면 보다 스마트한 업무 환경을 구축할 수 있다. 과거에는 사무실이라는 한정된 공간에서 정해진 시간에만 업무를 봐야 했다면, 이제는 스마트폰과 클라우드 서비스로 인해 공간적, 시간적 제약에서 벗어나 언제 어디서나 사용자가 원하는 자료를 불러오고 작업할 수 있게 되었다. 에버노트는 사무실, 집, 스마트폰에 사용하고 있던 각각의 정보를 동일한 데이터 로 언제 어디서나 볼 수 있어 편리하다. 특히 미팅이나 이동이 잦은 비즈니스맨들에게는 스마트폰 등을 이용하여 길에 버려졌던 시간을 효율적으로 활용할 수 있다는 장점을 제공한다.

에버노트로 업무 작업을 하게 되면 개인의 정보수집능력, 그리고 그렇게 수집한 정보로부터 무엇을 도출해내는가 하는 통찰력이 함께 제공된다. 예를 들어 회의 전에 기존에 진행했던 회의 기록을 바로 검색해서 참고할 수도 있기에 업무의 집중도를 높일 수 있다.

# 정진호님이 그린 홍순성님 저서 <에버노트 라이프>


(1) 업무수첩으로 활용하기

매일 아침 출근하면서, 하루 하루 처리해야 할 중요 업무나 미팅 사항, 이메일로 제공된 내용을 정리하는 업무용 노트로 에버노트를 사용할 수 있다. 이렇게 작업할 경우 이동중에도 함께 진행상황과 정보를 편리하게 확인 할 수 있고 스마트기기에서도 작업을 할 수 있어 편리하다.

업무 메일을 에버노트와 함께 작업해서 일정을 관리할 경우 편리한 방법을 소개한다. 에버노트는 기본적으로 가상 이메일 주소(예로 sshongX.XX080@m.evernote.com)가 제공하고 있어 편리하게 자료를 수집과 관리를 도와준다.

지금의 업무는 상당 수가 이메일로 전달 되고 있어 곧바로 답변을 할 수 있는 것도 있지만 이후 담아 두었다가 정리 후 해야 하는 것도 상당 수가 있어 이럴 때 할일 목록에 담아두었다가 진행해야 하는 경우가 발생하는데 이런 부분을 따로 스케줄 형태로 관리할 필요 없이 에버노트로 함께 할 수 있는 방법을 소개한다.

진행방법은 우선 에버노트 가상 이메일 주소를 주소록에 등록해놓기 바라며, 업무 메일로 온 것이 있다면 가상 이메일 주소로 전달할 수 있는데 이럴 때 약간의 추가 작업(예로 #할일 #토즈, 태그 형태)을 통해 전달 시 분류 해서 정리할 수 있다.

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이메일 제목을 “제목 메시지 #태그1 #태그2 @노트북”등으로 작성 보냄

참고로 에버노트에 태그와 노트북이 있어야만 가능하며 없다면 들어가지 않는다.

에버노트에서도 이후 작업이 진행에 따라 노트을 수정할 수 있으며 ‘할일’이란 태그를 넣어두고 작업을 마치면 ‘처리’라는 태그로 변경하는 작업 정도로 간편하게 사용할 수 있다. 할일이 무엇인지 궁금하면 ‘할일(검색시 tag:할일)’을 태그에서 검색하면 되고, 이것을 검색폴더에 넣어두면 스마트폰에서도 함께 찾아볼 수 있다. 이렇게 작업을 진행한 후에는 노트 작성 시 ‘할일’ 태그만 넣어두면 잊지 않고 작업을 할 수 있으며, 작업한 사항을 나중에 다시 검색하는 것도 가능하므로 에버노트 작 성시 기록을 더욱 더 철저히 하게 된다.

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에버노트에서 태그를 이용하면 할일 관리(To-do)가 가능하다.

(2) 업무 미팅 및 회의록 작성

업무 미팅이 잦은 경우 특히 에버노트는 회의록으로 아주 활용도가 높다. 중요한 회의 같은 경 우 사전에 받은 업무 내용이나 필요한 부분을 미리 살펴볼 수 있으며, 회의 중에 필요한 부분은 녹음도 함께 할 수 있다.

또한 회의 때 적어놓은 노트부분을 사진을 찍어서 기록하는 것도 매우 중요하다. 에버노트를 사용하다 보면 사진은 두 가지로 분류된다. 하나는 기록을 위한 사진이며, 다른 하나는 보 고 즐기는 감상용의 사진인데, 업무적으로 필요한 사진의 경우는 모두 에버 노트에 저장해서 곧바로 동기화하여 업무와 관련된 사람들에게 제공할 수 있어 아주 유용하다. 에버노트는 사진을 찍거나 텍스트로 올릴 때 위치값 (GPS) 기능을 지원한다. 이러한 기능을 통해 외부에서 미팅을 하거나 지방 출장이나 여행 중에 메모나 사진 등을 찾고 싶을 때 특정장소에서 찍어둔 정 보를 쉽게 확인할 수 있다.

에버노트는 손쉽게 메모를 할 수 있는 기반을 통해 업무에도 함께 고려할 수 있는 장점을 가지고 있다보니 함께 고려한다면 업무생산성이 높아질 수 있음을 전달하고 싶으며, 아무리 유용한 도구를 가지고 있더라도 어떻게 사용하느냐가 중요하기에 의미있게 사용하기를 바란다.

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업무 미팅 시 에버노트는 메모와 녹음을 함께 작업 할 수 있음

(3) 프로젝트 진행 시 팀원들과 협업하기

직장에서 업무를 하다 보면 즉석에서 끝낼 수 있는 작업도 있지만 장기적으로 진행해야 하는 작업도 많다. 장기 프로젝트 작업 시 함께 자료를 모으고 정리하는 작업이 필요할 때 에버노트를 직원들과 이용하면 유용하기에 여러 명이 자료를 모아야 협업 작업을 하는 경우 공유해서 사용할 수 있다. 이렇게 공동작업을 하는데 장점으로는 쉽게 노트 작업을 할 수 있고 내가 가지고 있는 문서에서 전달도 용이하다 보니 빠르게 자료를 전달 및 가져올 수 있기 때문이다.

참고로 이렇게 공동으로 협업 작업의 경우는 차후 방대한 자료를 함께 공유해야 하는 경우 보관해 두고 볼 수 있어 자료실 형태로도 이용을 할 수 있다.

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에버노트는 직원들과 공동으로 작업하기 위해 공유노트북 진행함