클라우드 컴퓨팅은 스마트폰 사용자가 업무적으로 활용하고자 할 때 가장 주목 받을 수 있는 서비스이며, 이로 인해 컴퓨터 환경에서 사용했던 정보를 스마트폰에서도 함께 사용할 수 있도록 동기화 해주고 있어 활용성이 높아지고 있다. 개인사용자도 따로 인프라 도입을 하지 않아도 되기에 나만의 모바일 오피스 환경 구축도 쉬워지면서, 사내에 있거나 외부에 있거나 동일한 작업 환경이 가능해지면서 ‘서드 플레이스(제 3의공간)’ 마련이 가능해졌다. 정보가 넘처나는 시대에 살고 있다보니 정보관리가 필수적인 상황이기에 스마트한 정보관리 방식은 배워야만 하는 상황이 되었다. 그렇다면 스마트폰 환경에서 클라우드 사용하면서 얻어지는 장점으로는 크게 3가지정도로 말할 수 있다.

첫째, 사용자가 편리하게 사용할 수 있다.
둘째, 직장에서 업무 효율성이 높아진다.
셋째, USB나 외장 하드 사용이 줄어든다.

이기종간의 디바이스 동기화는 사용자에게 편리하게 사용할 수 있도록 도와주면서 손쉽게 작업환경을 제공하다 보니 진정한 모빌리티로서 가능해졌다.

Cloud Computing

클라우드 컴퓨팅은 컴퓨터에 작업하던 수 많은 데이터를 관리하는데도 효율적이며, 쌓아만 놓고 활용하지 못하는 시대와 달리 디지털화 되어 있는 자료를 스마트폰 환경에서도 적용해 작업을 할 수 있기에 충분한 가치를 함께 얻을 수 있다. 그렇다면 업무를 스마트하게 해주는 3가지 클라우드 서비스를 소개한다.

첫째, 구글 지메일이다.

지메일은 사용자에게 통합메시징 관리가 가능하다. 업무를 하다보면 이메일과 캘린더, 연락처 관리는 필수적인 상황이다. 이제는 더 이상 이메일을 확인하기 위해 컴퓨터를 켤 필요가 없다. 컴퓨터는 중요한 메일을 다시 체크해서 복잡하거나 중요한 작업을 해야 할 때만 필요하다. 컴퓨터의 아웃룩 환경에서 사용했던 모든 캘린더와 연락처가 스마트 폰에도 들어가 있다 보니 일정이 잡히면 즉석에서 추가하고 자신의 일정을 언제든지 살펴볼 수 있다. 담당자의 연락처가 궁금하다면 예전에는 수첩을 한참 찾아봐야 했는데, 이제는 이동 중에도 이름과 회사명으로 검색하면 바로 검색되며, 과거에 주고받았던 메일도 같이 볼 수 있다. 구글, 다음, 네이버 등 이런 서비스를 지원해 주는 통합 메시지 플랫폼을 활용해도 좋다.

그밖에 지메일의 사용의 장점으로는 메일을 지우지 않고 보관해두고 언제든지 검색을 할 수 있다. 특히 사용자에 대해 업무별로 필터를 적용해서 라벨관리를 자동으로 구분해 나갈 수 있는데 한눈에 업무 분장을 해결해주고 있어 편리하다.
이런 라벨관리에도 우선 순위정해서 업무정리를 한다면 좋은데, 예를 들어 ’00.대기업무’ ’01.교육과정’ ’02.외부 기고’ 등으로 제목 앞에 숫자로 넣어서 진행하면 자동으로 업무 우선 순위 를 결정할 수 있게 되기에 우선 업무 처리로도 이어질 수 있다. 추가로 색을 넣게 되면 라벨 간에 구분이 쉬워지면서 찾기가 더욱 용이하다.

둘째, 에버노트다.

evernote

에버노트는 스마트폰에서 업무 수첩 환경을 제공한다. 단순한 노트을 벗어나 모든 정보를 저장이 가능해지면서 개인용 DB 구축이 될 수 있기에 유용한 정보관리도구로도 활용된다. 기존의 업무수첩에는 대략 1년치 정보를 보관할 수 있는 것에 반해 스마트폰에는 평생 사용할 정보를 모두 넣고 다닐 수 있을 정도로 편리하고 검색도 가능해지면서 어떻게 관리하느냐가 관건이 되었다. 종이수첩으로 할 수 없었던 것도 해주는데, 주요 정보를 사진을 찍거나 음성메모로도 함께 저장이 가능하며, 사용하고 있던 문서 파일을 넣어두고 볼 수도 있다.

특히 미팅이나 이동이 잦은 비즈니스맨들에게는 스마트폰 등을 이용하여 길에 버려졌던 시간을 효율적으로 활용할 수 있다는 것이 에버노트의 장점중에 하나다. 에버노트로 업무 작업을 하게 되면 개인의 정보수집능력, 수집한 정보로부터 무엇을 도출해내는가 하는 통찰력이 함께 제공된다. 회의 참석전에 기존에 진행했던 회의 기록을 바로 검색해서 참고할 수도 있기에 업무의 집중도를 높일 수 있다.

에버노트에서 할일 관리(To-do) 작업을 함께 할 수 있는데 간단히 소개한다. 에버노트의 To-do(체크박스)기능을 이용해서 해야 할 일의 목록을 작성하면 각 업무의 내용과 진행 사항 등을 바로 확인할 수 있으며, PC는 물론 스마트폰에서도 함께 작성할 수 있다. 차후 업무가 완료 되었는지 바로 검색도 할 수 있으며 태그와 함께 하면 더 편리하게 작업 환경도 만들 수 있다. 이렇게 노트에 보관하게 되면 이미 완료한 업무내용도 히스토리 기능으로 다시 볼 수 있다.

이렇게 노트에 작성한 내용을 일정관리와 함께 연동하면 더욱 편리하게 사용할 수 있는데 바로 에버노트의 노트 링크(Note Links) 기능이다. 예를 들어 구글 캘린더 메모란에 노트 링크를 복사해 넣어둘 경우, 에버노트가 설치된 스마트폰과 컴퓨터에서는 클릭해서 바로 일정에 대한 노트를 실행 하게 된다. 마치 단축 링크처럼 바로 노트에 연결해서 볼 수 있기에 미팅 일정이나 작업할 사항에 적용하면 좋다.

셋째, 드롭박스다.

드롭박스는 작업 파일을 항상 USB등으로 가지고 다녀야 하는 불편함을 없애주고 백업을 하지 않아도 된다. 특히 스마트폰에 컴퓨터에 사용했던 파일을 가져다가 사용하려면 전용 케이블을 이용해야 했는데 드롭박스를 사용하면 컴퓨터에서 사용하던 정보 그대로 사용할 수 있도록 클라우드 서비스를 스마트폰에서 사용하면 된다.

외부 업무 회의가 있어 이동중에 급하게 업체에서 문서파일을 요청할 때 당황하지 말고 드롭박스를 사용하게 된다면 손쉽게 연결해서 파일을 보낼 수 있다.

dropbox
드롭박스를 이용해 파일을 이메일로 보내는 방법

스마트폰으로 이메일을 확인하니 첨부파일이 왔다면 이를 컴퓨터에 저장하고 싶을 때 따로 컴퓨터를 켜지 않고 스마트폰에서 바로 진행할 수 있다. 첨부 파 일을 읽고 ‘다음에서 열기…’를 클릭하면 드롭박스에 저장되므로 나중에 컴퓨터에서도 확인할 수 있다.

클라우드 환경은 스마트폰과 태블릿 PC를 통해 우리에게 모바일 오피스 환경을 만들어 주고 있다. 꼭 컴퓨터를 켜지 않아도 작업할 수 있는 환경을 만들어 주면서 컴퓨터 사용이 줄게 되고, 무거운 노트북 없이도 프레젠테이션, 업무자료 등을 볼 수 있기에 종이 사용도 줄고 가방의 무게도 감소하는 효과가 있다. 다음에는 정보관리를 편리하게할 수 있는 방법에 대해 말하고자 한다.